Projekt:Bürokratenspiel/10. Runde/Zentrale Aktenaufsicht/Beratungen

Wichtiger Hinweis:

Die Spielzeit ist leider verflossen.

§0: Alles muss seine Ordnung haben!

Bürokratenspiel ▪ Aktuelle Spielzüge ▪ Vorlagen ▪ Regeln ▪ Rahmenregeln ▪ Organe ▪ Vorgänge ▪ Spielkommentar

Zentralrat der Paragraphenreiter ▪ Aushangtafel ▪ Schalterhalle ▪ Tagungsraum ▪ Chefsessel ▪ Abstellkammer

Aufsichtsrat ▪ Überwachungszentrale ▪ allgemeine Vorgänge ▪ interne Vorgänge ▪ Geschäftsordnung ▪ Kellergewölbe ▪ schwarzes Brett ▪ Poesie (via Spielleiter) ▪ aktuelle Ärgernisse (via Zentralrat)

Zentrale Aktenaufsicht ▪ Geschäftsordnung ▪ Allgemeingültige Aktennormen ▪ Vorbringungen ▪ Beratungen

01 – Festsetzung von Normen (ALEA, Zustände, SeRgUd)

Antrag

Vorgangsnummer: 01-i

Adressat: Zentrale Aktenaufsicht

Antragsgegenstand: Sehr geehrte Kollegen,
Um unserer Aufgabe nach § 4.4 (b) nachzukommen, beantrage ich die Festlegung beigefügter Normen zum Umgang mit Akten.

Begründung: Die Leitsätze halte ich für sehr grundlegend und dringend erforderlich, da das Thema Akten in den Spielregeln äußerst ungenügend behandelt wird.

Die Aktenzustände halte ich für ein essentielles Kriterium, auf das auch unsere künftige Geschäftsordnung aufbauen kann (bspw. hinsichtlich der Frage, welche Akten archiviert werden können).

Die SeRgUd halte ich für ein geeignetes Schema für globale Aktennummern, denke aber, dass eine zwingende Vorschrift hier nicht nötig ist.

Unterschrift, Datum: Kamelokronf 23:51, 11. Okt. 2011 (NNZ)

Anlage

Allgemeine Leitsätze zur Erstellung von Akten

• Leitsatz 1: Jede Seite, die für Vorgänge vorgesehen ist, soll in Akten gegliedert sein.
• Leitsatz 2: Akten bestehen aus Überschriften zweiter Ordnung und den darunter befindlichen Vorgängen.
• Leitsatz 3: Eine Akte wird mit der Erstellung ihres ersten Vorgangs eingerichtet.
• Leitsatz 4: Jede Akte muss eine innerhalb der Vorgangsseite eindeutige Aktennummer tragen, die in ihrer Überschrift eingetragen wird.
• Leitsatz 5: Grundsätzlich sollen für getrennte Angelegenheiten getrennte Akten angelegt werden. Genaueres können zuständige Organe in ihrer Geschäftsordnung festlegen.

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Zustand einer Akte

Jede Akte befindet sich in genau einem der folgenden Zustände.

• aktiv – Es befindet sich mindestens ein nicht abschließend bearbeiteter Vorgang vom Typ Antrag, Anfrage, Anfechtung oder Beschwerde, oder ein unbearbeiteter Vorgang anderen Typs, aus dem klar die Erwartung eines Antwortvorgangs hervorgeht, in der Akte. Ausgenommen sind Vorgänge, die an im Spiel nicht existente Adressaten gerichtet sind oder die der Adressat aufgrund gültiger Regelungen nicht bearbeiten kann.
• inaktiv – Die Akte ist nicht aktiv, ihr können aber weitere Vorgänge hinzugefügt werden.
• geschlossen – Der Akte können aufgrund gültiger Bestimmungen keine weiteren Vorgänge hinzugefügt werden.
• ordnungswidrig – Die Akte, insbesondere ihre Überschrift (jedoch nicht zwangsläufig einer ihrer Vorgänge), ist formfehlerhaft.

Dabei wird eine ordnungswidrige Akte zwangsläufig als solche kategorisiert, unabhängig von anderen Kriterien.
Aktive und inaktive Akten dürfen auch zusammenfassend als offen bezeichnet werden.

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Aktenreferenzierung

Für die Referenzierung von Akten und ihren Vorgängen auf anderen Spielseiten wird das SeRgUd empfohlen.

System zur eindeutigen Referenzierung und globalen Unterscheidung der Akten (SeRgUd)

Das erste Zeichen ist eine Raute (#) als Kennzeichen für das SeRgUd.

Die folgenden zwei Ziffern stehen für das Organ, welches die Vorgangsseite verwaltet. Handelt es sich um ein in den Spielregeln festgeschriebenes Organ, so entspricht die erste Ziffer der entsprechenden Unterparagraphennummer von § 4, die zweite Ziffer ist die 0. Handelt es sich um ein Unterorgan, so wird die erste Ziffer des Überorgans verwendet, das in den Spielregeln festgeschrieben ist. Die zweite Ziffer wird an die Unterorgane dieses Organs (und deren Unterorgane etc.) unabhängig von der genauen Verschachtelungsstruktur in der Reihenfolge ihrer rechtskräftigen Gründung vergeben, beginnend bei 1.
Handelt es sich um eine allgemeine, nicht organgebundene Vorgangsseite, so werden die beiden Ziffern 00 verwendet.

Die nächste Stelle steht für die Vorgangsseite. Dafür wird der Anfangsbuchstabe des Seitentitels benutzt. (Als Seitentitel gilt dabei der am weitesten rechts stehende, durch Schrägstrich abgetrennte Teil der Seitennamens.) Ist dieser uneindeutig, so wird der erste nicht anderweitig belegte Buchstabe des Seitentitels benutzt.
Alternativ kann das verwaltende Organ in seiner Geschäftsordnung Kennbuchstaben für seine Vorgangsseiten vergeben.

Als Trennzeichen folgt nun ein Doppelpunkt (:).

Als nächstes folgt die vollständige Aktennummer, wie sie in der Aktenüberschrift zu finden ist.

Um einzelne Vorgänge zu referenzieren, kann nun nach einem Bindestrich (-) die vollständige Vorgangsnummer angehängt werden. Sofern die Aktennummer in der Vorgangsnummer enthalten (aber nicht mit dieser identisch) ist, muss sie nicht noch einmal aufgeführt werden.

Beispiel: #20C:C01-Rummstata-1 für diese Verfügung.

Zur gefälligen
Beachtung

Anmerkung

Vorgangsnummer: 1-2

Adressat: Zentrale Aktenaufsicht

Bezug auf Vorgang: 01-i

Anmkerkungsinhalt: Sehr geehrte Kollegen, so sehr ich diesen Vorschlag zu schätzen weiß, so sehr komme ich doch nicht umhin, ausdrücklich auf einige höchst unbürokratische Schwächen desselben hinzuweisen:

1. Zunächst einmal besteht das Problem, dass ein Organ mehr als 9 Unterorgane besitzen könnte, was zur Folge hätte, dass ab dem 10. gegründeten Unterorgan keine Ziffer mehr zur eindeutigen Kennzeichnung zur Verfügung stünde, was wiederum eine eindeutige Referenzierung der auf den Seiten dieser Organe vorhandenen Akten und der darin erhaltenen Vorgänge nicht möglich wäre. ein solcher Zustand wäre zutiefst unbefriedigend und unbürokratisch. Hier besteht eindeutig Verbesserungsbedarf.
2. Ebenso wäre es möglich, dass ein Organ mehr als 26 Vorgangsseiten besitzt, sodass nicht jeder ein eindeutiger Kennbuchstabe zugeordnet werden könnte. Auch hier wäre eine eindeutige Referenzierung der auf diesen Seiten vorhandenen Akten und der darin erhaltenen Vorgänge nicht möglich. Zwar könnte die Anzahl der Buchstaben durch Zuhilfenahme der Umlaute und vergleichbarer, nicht im lateinischen Grundalphabet vorhandener Buchstaben, ggf. sogar durch die Verwendung fremder Alphabete wie Griechisch, Kyrillisch usw. erhöht werden. Dennoch bliebe die Anzahl der zur Verfügung stehenden Buchstaben prinzipiell endlich, was jedoch keinesfalls ausreicht: Da weder Spielregeln noch sonstige Vorschriften die Anzahl der Vorgangsseiten eines Organs beschränken, wäre zumindest eine abzählbar unendlich große Anzahl von Unterscheidungsmerkmalen erforderlich, um sicherzugehen, dass kein Fall eintritt, bei dem diese nicht ausreichen. Und nur eine solche Sicherheit entspricht den Vorgaben der bürokratischen Ordnung, die keine Regelungslücken dulden kann, seien sie noch so unwahrscheinlich und an den Haaren herbeigezogen. Auch hier besteht also noch Verbesserungsbedarf.
3. Desweiteren ist die vorgeschlagene Referenzierung für Akten nur dann eindeutig, wenn sie auf Akten beschränkt wird, die nicht als ordnungswidrig klassifiziert sind, da die Ordnungswidrigkeit einer Akte dadurch begründet sein könnte, dass eine bereits vergebene Aktennummer unzulässigerweise erneut verwendet wurde. Der Eindeutigkeit zuliebe würde ich dringend vorschlagen, die Referenzierungsmethode auf Akten, die nicht als ordnungswidrig klassifiziert wurden, zu beschränken, und zur Bewahrung der bürokratischen Ordnung ein gesondertes Referenzierungsverfahren für als ordnungswidrig eingestufte Akten zu entwickeln.
4. Ebenso wäre eine Beschränkung der vorgeschlagenen Referenzierung für Vorgänge auf Vorgänge, die nicht mit Formfehlern behaftet sind, dringend anzuraten, da ansonsten ein Vorgang, der unzulässigerweise eine in derselben Akte bereits verwendete Vorgangsnummer erneut verwendet, zu einer nicht eindeutigen Referenzierung führen könnte. Daher würde ich analog zum vorherigen Punkt eine gesonderte eindeutige Referenzierungsmethode für mit Formfehlern behaftete Vorgänge oder zumindest für Vorgänge mit unzulässiger Vorgangsnummer zu entwickeln.
5. Schließlich ermöglicht die vorgeschlagene Referenzierungsmethode nicht, zu unterscheiden, ob es sich beim Vorgang #20C:C01-Rummstata-1 um den Vorgang 1 der Akte #20C:C01-Rummstata oder um den Vorgang Rummstata-1 der Akte #20C:C01 handelt. Für den Fall, dass auf derselben Vorgangsseite z.B. sowohl eine Akte 01-Rummstata mit einem Vorgang 1 als auch eine Akte 01 mit einem Vorgang Rummstata-1 vorhanden sind, wäre die Referenzierung daher ebenfalls unmöglich. Auch hier sollte im Sinne der der Bürokratie wenn möglich eine Überarbeitung erfolgen.

Ich würde Sie bitten, einen neuen Entwurf zu erarbeiten, der den Inhalt dieser Anmerkung berücksichtigt. Sollte die wieder Erwarten nicht geschehen, könnte es passieren, dass ich mich genötigt sehe, einen solchen Entwurf selbst zu verfassen, was ich jedoch eigentlich um jeden Preis vermeiden möchte.

Unterschrift, Datum: TM?! 01:09, 14. Okt. 2011 (NNZ)