Projekt:Bürokratenspiel/10. Runde/Zentrale Aktenaufsicht/Beratungen

Wichtiger Hinweis:

Die Spielzeit ist leider verflossen.

§0: Alles muss seine Ordnung haben!

Bürokratenspiel ▪ Aktuelle Spielzüge ▪ Vorlagen ▪ Regeln ▪ Rahmenregeln ▪ Organe ▪ Vorgänge ▪ Spielkommentar

Zentralrat der Paragraphenreiter ▪ Aushangtafel ▪ Schalterhalle ▪ Tagungsraum ▪ Chefsessel ▪ Abstellkammer

Aufsichtsrat ▪ Überwachungszentrale ▪ allgemeine Vorgänge ▪ interne Vorgänge ▪ Geschäftsordnung ▪ Kellergewölbe ▪ schwarzes Brett ▪ Poesie (via Spielleiter) ▪ aktuelle Ärgernisse (via Zentralrat)

Zentrale Aktenaufsicht ▪ Geschäftsordnung ▪ Allgemeingültige Aktennormen ▪ Vorbringungen ▪ Beratungen

01 – Festsetzung von Normen (ALEA, Zustände, SeRgUd)

Antrag

Vorgangsnummer: 01-i

Adressat: Zentrale Aktenaufsicht

Antragsgegenstand: Sehr geehrte Kollegen,
Um unserer Aufgabe nach § 4.4 (b) nachzukommen, beantrage ich die Festlegung beigefügter Normen zum Umgang mit Akten.

Begründung: Die Leitsätze halte ich für sehr grundlegend und dringend erforderlich, da das Thema Akten in den Spielregeln äußerst ungenügend behandelt wird.

Die Aktenzustände halte ich für ein essentielles Kriterium, auf das auch unsere künftige Geschäftsordnung aufbauen kann (bspw. hinsichtlich der Frage, welche Akten archiviert werden können).

Die SeRgUd halte ich für ein geeignetes Schema für globale Aktennummern, denke aber, dass eine zwingende Vorschrift hier nicht nötig ist.

Unterschrift, Datum: Kamelokronf 23:51, 11. Okt. 2011 (NNZ)

Anlage

Allgemeine Leitsätze zur Erstellung von Akten

• Leitsatz 1: Jede Seite, die für Vorgänge vorgesehen ist, soll in Akten gegliedert sein.
• Leitsatz 2: Akten bestehen aus Überschriften zweiter Ordnung und den darunter befindlichen Vorgängen.
• Leitsatz 3: Eine Akte wird mit der Erstellung ihres ersten Vorgangs eingerichtet.
• Leitsatz 4: Jede Akte muss eine innerhalb der Vorgangsseite eindeutige Aktennummer tragen, die in ihrer Überschrift eingetragen wird.
• Leitsatz 5: Grundsätzlich sollen für getrennte Angelegenheiten getrennte Akten angelegt werden. Genaueres können zuständige Organe in ihrer Geschäftsordnung festlegen.

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Zustand einer Akte

Jede Akte befindet sich in genau einem der folgenden Zustände.

• aktiv – Es befindet sich mindestens ein nicht abschließend bearbeiteter Vorgang vom Typ Antrag, Anfrage, Anfechtung oder Beschwerde, oder ein unbearbeiteter Vorgang anderen Typs, aus dem klar die Erwartung eines Antwortvorgangs hervorgeht, in der Akte. Ausgenommen sind Vorgänge, die an im Spiel nicht existente Adressaten gerichtet sind oder die der Adressat aufgrund gültiger Regelungen nicht bearbeiten kann.
• inaktiv – Die Akte ist nicht aktiv, ihr können aber weitere Vorgänge hinzugefügt werden.
• geschlossen – Der Akte können aufgrund gültiger Bestimmungen keine weiteren Vorgänge hinzugefügt werden.
• ordnungswidrig – Die Akte, insbesondere ihre Überschrift (jedoch nicht zwangsläufig einer ihrer Vorgänge), ist formfehlerhaft.

Dabei wird eine ordnungswidrige Akte zwangsläufig als solche kategorisiert, unabhängig von anderen Kriterien.
Aktive und inaktive Akten dürfen auch zusammenfassend als offen bezeichnet werden.

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Aktenreferenzierung

Für die Referenzierung von Akten und ihren Vorgängen auf anderen Spielseiten wird das SeRgUd empfohlen.

System zur eindeutigen Referenzierung und globalen Unterscheidung der Akten (SeRgUd)

Das erste Zeichen ist eine Raute (#) als Kennzeichen für das SeRgUd.

Die folgenden zwei Ziffern stehen für das Organ, welches die Vorgangsseite verwaltet. Handelt es sich um ein in den Spielregeln festgeschriebenes Organ, so entspricht die erste Ziffer der entsprechenden Unterparagraphennummer von § 4, die zweite Ziffer ist die 0. Handelt es sich um ein Unterorgan, so wird die erste Ziffer des Überorgans verwendet, das in den Spielregeln festgeschrieben ist. Die zweite Ziffer wird an die Unterorgane dieses Organs (und deren Unterorgane etc.) unabhängig von der genauen Verschachtelungsstruktur in der Reihenfolge ihrer rechtskräftigen Gründung vergeben, beginnend bei 1.
Handelt es sich um eine allgemeine, nicht organgebundene Vorgangsseite, so werden die beiden Ziffern 00 verwendet.

Die nächste Stelle steht für die Vorgangsseite. Dafür wird der Anfangsbuchstabe des Seitentitels benutzt. (Als Seitentitel gilt dabei der am weitesten rechts stehende, durch Schrägstrich abgetrennte Teil der Seitennamens.) Ist dieser uneindeutig, so wird der erste nicht anderweitig belegte Buchstabe des Seitentitels benutzt.
Alternativ kann das verwaltende Organ in seiner Geschäftsordnung Kennbuchstaben für seine Vorgangsseiten vergeben.

Als Trennzeichen folgt nun ein Doppelpunkt (:).

Als nächstes folgt die vollständige Aktennummer, wie sie in der Aktenüberschrift zu finden ist.

Um einzelne Vorgänge zu referenzieren, kann nun nach einem Bindestrich (-) die vollständige Vorgangsnummer angehängt werden. Sofern die Aktennummer in der Vorgangsnummer enthalten (aber nicht mit dieser identisch) ist, muss sie nicht noch einmal aufgeführt werden.

Beispiel: #20C:C01-Rummstata-1 für diese Verfügung.

Zur gefälligen
Beachtung

Anmerkung

Vorgangsnummer: 1-2

Adressat: Zentrale Aktenaufsicht

Bezug auf Vorgang: 01-i

Anmkerkungsinhalt: Sehr geehrte Kollegen, so sehr ich diesen Vorschlag zu schätzen weiß, so sehr komme ich doch nicht umhin, ausdrücklich auf einige höchst unbürokratische Schwächen desselben hinzuweisen:

1. Zunächst einmal besteht das Problem, dass ein Organ mehr als 9 Unterorgane besitzen könnte, was zur Folge hätte, dass ab dem 10. gegründeten Unterorgan keine Ziffer mehr zur eindeutigen Kennzeichnung zur Verfügung stünde, was wiederum eine eindeutige Referenzierung der auf den Seiten dieser Organe vorhandenen Akten und der darin erhaltenen Vorgänge nicht möglich wäre. ein solcher Zustand wäre zutiefst unbefriedigend und unbürokratisch. Hier besteht eindeutig Verbesserungsbedarf.
2. Ebenso wäre es möglich, dass ein Organ mehr als 26 Vorgangsseiten besitzt, sodass nicht jeder ein eindeutiger Kennbuchstabe zugeordnet werden könnte. Auch hier wäre eine eindeutige Referenzierung der auf diesen Seiten vorhandenen Akten und der darin erhaltenen Vorgänge nicht möglich. Zwar könnte die Anzahl der Buchstaben durch Zuhilfenahme der Umlaute und vergleichbarer, nicht im lateinischen Grundalphabet vorhandener Buchstaben, ggf. sogar durch die Verwendung fremder Alphabete wie Griechisch, Kyrillisch usw. erhöht werden. Dennoch bliebe die Anzahl der zur Verfügung stehenden Buchstaben prinzipiell endlich, was jedoch keinesfalls ausreicht: Da weder Spielregeln noch sonstige Vorschriften die Anzahl der Vorgangsseiten eines Organs beschränken, wäre zumindest eine abzählbar unendlich große Anzahl von Unterscheidungsmerkmalen erforderlich, um sicherzugehen, dass kein Fall eintritt, bei dem diese nicht ausreichen. Und nur eine solche Sicherheit entspricht den Vorgaben der bürokratischen Ordnung, die keine Regelungslücken dulden kann, seien sie noch so unwahrscheinlich und an den Haaren herbeigezogen. Auch hier besteht also noch Verbesserungsbedarf.
3. Desweiteren ist die vorgeschlagene Referenzierung für Akten nur dann eindeutig, wenn sie auf Akten beschränkt wird, die nicht als ordnungswidrig klassifiziert sind, da die Ordnungswidrigkeit einer Akte dadurch begründet sein könnte, dass eine bereits vergebene Aktennummer unzulässigerweise erneut verwendet wurde. Der Eindeutigkeit zuliebe würde ich dringend vorschlagen, die Referenzierungsmethode auf Akten, die nicht als ordnungswidrig klassifiziert wurden, zu beschränken, und zur Bewahrung der bürokratischen Ordnung ein gesondertes Referenzierungsverfahren für als ordnungswidrig eingestufte Akten zu entwickeln.
4. Ebenso wäre eine Beschränkung der vorgeschlagenen Referenzierung für Vorgänge auf Vorgänge, die nicht mit Formfehlern behaftet sind, dringend anzuraten, da ansonsten ein Vorgang, der unzulässigerweise eine in derselben Akte bereits verwendete Vorgangsnummer erneut verwendet, zu einer nicht eindeutigen Referenzierung führen könnte. Daher würde ich analog zum vorherigen Punkt eine gesonderte eindeutige Referenzierungsmethode für mit Formfehlern behaftete Vorgänge oder zumindest für Vorgänge mit unzulässiger Vorgangsnummer zu entwickeln.
5. Schließlich ermöglicht die vorgeschlagene Referenzierungsmethode nicht, zu unterscheiden, ob es sich beim Vorgang #20C:C01-Rummstata-1 um den Vorgang 1 der Akte #20C:C01-Rummstata oder um den Vorgang Rummstata-1 der Akte #20C:C01 handelt. Für den Fall, dass auf derselben Vorgangsseite z.B. sowohl eine Akte 01-Rummstata mit einem Vorgang 1 als auch eine Akte 01 mit einem Vorgang Rummstata-1 vorhanden sind, wäre die Referenzierung daher ebenfalls unmöglich. Auch hier sollte im Sinne der der Bürokratie wenn möglich eine Überarbeitung erfolgen.

Ich würde Sie bitten, einen neuen Entwurf zu erarbeiten, der den Inhalt dieser Anmerkung berücksichtigt. Sollte die wieder Erwarten nicht geschehen, könnte es passieren, dass ich mich genötigt sehe, einen solchen Entwurf selbst zu verfassen, was ich jedoch eigentlich um jeden Preis vermeiden möchte.

Unterschrift, Datum: TM?! 01:09, 14. Okt. 2011 (NNZ)

Antrag

Vorgangsnummer: 01-iii(h)

Adressat: Zentrale Aktenaufsicht

Bezug auf Vorgang: 01-i

Antragsgegenstand: Es wird folgende optimierte Version des SeRgUd beantragt

Begründung: Die in Anmerkung 1-2 in dieser Akte angemerkten Probleme der ersten Version zu beheben

Unterschrift, Datum: Kamel_mit_Hörnern }: ) 16:39, 14. Okt. 2011 (NNZ)

Anlage

Für die Referenzierung von nicht ordnungswidrigen Akten und ihren Vorgängen auf anderen Spielseiten wird das SeRgUd empfohlen.

System zur eindeutigen Referenzierung und globalen Unterscheidung der Akten (SeRgUd)

Das erste Zeichen ist eine Raute (#) als Kennzeichen für das SeRgUd.

Der folgende Abschnitt steht für das Organ, welches die Vorgangsseite verwaltet. Handelt es sich um ein in den Spielregeln festgeschriebenes Organ, so entspricht der Abschnitt der Nummer des entsprechenden Unterparagraphennummer von § 4. Handelt es sich um ein Unterorgan, so wird zusätzlich der Name des Unterorgans mithilfe eines Minuszeichens an Anfang und Ende des Organnamens angefügt.

Handelt es sich um eine allgemeine, nicht organgebundene Vorgangsseite, so werden die beiden Ziffern 00 verwendet.

Der nächste Abschnitt steht für die Vorgangsseite. Dafür wird das erste Wort des Seitentitels benutzt. (Als Seitentitel gilt dabei der am weitesten rechts stehende, durch Schrägstrich abgetrennte Teil der Seitennamens.)

Alternativ kann das verwaltende Organ in seiner Geschäftsordnung Kennbuchstaben für seine Vorgangsseiten vergeben.

Als Trennzeichen folgt nun ein Doppelpunkt (:).

Als nächstes folgt die vollständige Aktennummer, wie sie in der Aktenüberschrift zu finden ist.

Um einzelne Vorgänge zu referenzieren, kann nun nach einem Bindestrich (-) die vollständige Vorgangsnummer angehängt werden. Diese muss aus Formatgründen mit Anführungszeichen gekennzeichnet werden. Sofern die Aktennummer in der Vorgangsnummer enthalten (aber nicht mit dieser identisch) ist, muss sie nicht noch einmal aufgeführt werden.

Beispiel: #2Chefsessel:01-„Rummstata-1” für diese Verfügung.

Antrag

Vorgangsnummer: 1-4

Adressat: Zentrale Aktenaufsicht

Bezug auf Vorgang: 01-i und 01-iii(h)

Antragsgegenstand: Sehr geehrte Kollegen, ich beantrage, statt der SeRgUd gemäß Antrag 01-i oder der SeRgUd gemäß Antrag 01-iii(h) die in der Anlage befindliche RegIstrATuR (Regelkonforme einfache grundsätzliche Instruktion zur technischen und regelgerechten Aktenbenennung in Theorie und Realität) zur eindeutigen Referenzierung von Akten zu verwenden und anderen Organen die Verwendung derselben zu empfehlen. Die Allgemeine Leitsätze zur Erstellung von Akten sowie die Vorschriften zum Zustand einer Akte sollen wie in Antrag 01-i vorgeschlagen zur Anwendung gebracht werden.

Begründung: Die Lösung der in Anmerkung 1-2 genannten Probleme der Vorschläge aus Antrag 01-i sind in Antrag 01-iii(h) in Meinen Augen nicht ganz befriedigend, vor allem jedoch merklich zu unbürokratisch gelöst worden. Außerdem sind bekanntlich aller guten Singe drei, und da es sich bei einem Antrag zur Einführung neuer Richtlinien unzweifelhaft um ein gutes Ding handelt, halte ich es für nahezu unabdinglich, einen dritten zu stellen. Über die Frage, inwieweit die Akten- und Vorgangsbezeichnungen erhalten bleiben, wenn Akten von einer Seite auf eine andere verschoben werden, soll ebenso in einem späteren bürokratischen Antragsverfahren entschieden werden, wie über die nötige Geschäftsordnung der Zentralen Aktenaufsicht.

Unterschrift, Datum: TM?! 16:23, 16. Okt. 2011 (NNZ)

Anlage RegIstrATuR (Regelkonforme einfache grundsätzliche Instruktion zur technischen und regelgerechten Aktenbenennung in Theorie und Realität)

Die eindeutige Aktenreferenzierung gemäß RegIstrATuR besteht von links nach rechts aus den folgenden Bestandteilen:

1. Eine Tilde (~) als Kennzeichen für die RegIstrATuR, um sie auf den ersten Blick von einer Referenzierung gemäß einer der eventuell noch genehmigten SeRgUd-Versionen zu unterscheiden.
2. Einer Nummer, die das Organ angibt, auf dessen Seiten sich die Akte befindet. Sie kann ein- oder mehrstellig sein. Handelt es sich um ein in den Spielregeln festgeschriebenes Organ, so entspricht sie der entsprechenden Unterparagraphennummer von § 4. Handelt es sich um ein Unterorgan, so wird die Nummer des Übergeordneten Organs verwendet, das in den Spielregeln festgeschrieben ist. Handelt es sich um eine allgemeine, nicht organgebundene Vorgangsseite, so wird die Ziffern 0 verwendet. Im Falle, dass aufgrund besonderer Umstände wie z.B. einer grundlegenden Umstrukturierung der Spielregeln einem Organ unter Anwendung der vorgenannten Reglungen keine eindeutige Nummer zugewiesen werden kann, ist die Zentrale Aktenaufsicht berechtigt, diesem Organ eine noch nicht vergebene Nummer zuzuweisen. Eine ehemals vergebene Organnummer soll nicht erneut vergeben werden, falls dadurch Gefahr einer Uneindeutigkeit bestünde. Die Zentrale Aktenaufsicht führt eine Liste aller aktuell und ehemals vergebener Organnummern.
3. Einem Doppelpunkt (:) als Trennzeichen.
4. Einer weiteren Nummer, die das Unterorgan angibt, auf dessen Seiten sich die Akte befindet. Sie kann ein- oder mehrstellig sein. Im Falle eines in den Spielregeln festgeschriebenen Organs oder einer keinem Organ zugeordneten Vorgangsseite ist sie 0. Bei einem Unterorgan wird sie an die Unterorgane eines Organs (und deren Unterorgane etc.) unabhängig von der genauen Verschachtelungsstruktur in der Reihenfolge ihrer rechtskräftigen Gründung vergeben, beginnend bei jedem Organ bei 1. Werden mehrere Organe zum gleichen Zeitpunkt rechtskräftig gegründet, so gilt die Reihenfolge, in der sie in der Geschäftsordnung oder sonstigen Vorschrift, die zu ihrer Gründung führt, aufgeführt sind. Kann auch auf diesem Wege keine eindeutige Reihenfolge erhalten werden, so wird die Unterorgannummer durch die Zentrale Aktenaufsicht festgelegt. Ein Organ kann in seiner Geschäftsordnung eine von diesen Vorschriften abweichende Nummerierung seiner Unterorgane vorgeben, solange gewährleistet ist, dass hierdurch die Eindeutigkeit der Nummerierung gewahrt bleibt und die Zentrale Aktenaufsicht über die Einrichtung und Änderung derartiger Vorschriften zeitnah informiert wird. Eine ehemals vergebene Unterorgannummer soll innerhalb desselben Überorgans nicht erneut vergeben werden, falls dadurch Gefahr einer Uneindeutigkeit bestünde. Die Zentrale Aktenaufsicht führt eine Liste aller aktuell und ehemals vergebener Unterorgannummern aller Organe.
5. Einem oder mehreren Großbuchstaben, die die Vorgangsseite angeben. In der Regel wird der Anfangsbuchstabe der Vorgangsseite verwendet. Ist dieser bereits für eine andere Vorgangsseite desselben Organs oder Unterorgans in Gebrauch, so sind die ersten zwei Buchstaben zu verwenden; sollte auch diese Kombination bereits vergeben sein, die ersten drei Anfangsbuchstaben usw. Leerzeichen, Sonderzeichen, Ziffern und sonstige Nichtbuchstaben im Titel einer Vorgangsseite sind hierbei nicht zu berücksichtigen; das ß ist als SS wiederzugeben, aber als ein Buchstabe zu zählen. Umlaute und Buchstaben mit Akzenten sind hingegen ebenso zu berücksichtigen wie sonstige lateinische oder nicht-lateinische Buchstaben. Sollte ausnahmsweise die Anzahl der Buchstaben eines Seitentitels nicht ausreichen, um eine eindeutige Kennung zu erzeugen, so ist ein A anzuhängen; führt auch dies nicht zu einer eindeutigen Kennung, so ist es durch ein B zu ersetzen, dann durch ein C usw. Kann auch auf diese Weise keine eindeutige Kennung erzeugt werden, so ist zunächst ein Z (ggf auch 2, 3, 4 usw.) anzuhängen, gefolgt von einem A (oder wenn nötig B, C, D usw.). Die Rangfolge der Vorgangsseiten eines Organs oder Unterorgans bei der Vergabe der Vorgangsseitenkennungen entspricht der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden; wurden mehrere Seiten während derselben Minute angelegt, so legt die Zentrale Aktenaufsicht die Rangfolge fest. Ein Organ oder Unterorgan kann in seiner Geschäftsordnung von diesen Vorschriften abweichende, nur aus Großbuchstaben bestehende Kennungen für seine Vorgangsseiten festlegen, solange gewährleistet ist, dass hierdurch die Eindeutigkeit der Kennungen gewahrt bleibt und die Zentrale Aktenaufsicht über die Einrichtung und Änderung derartiger Vorschriften zeitnah informiert wird. Eine ehemals vergebene Vorgangsseitenkennung soll innerhalb desselben Organs oder Unterorgans nicht erneut vergeben werden, falls dadurch Gefahr einer Uneindeutigkeit bestünde. Die Zentrale Aktenaufsicht führt eine Liste aller aktuell und ehemals vergebener Vorgangsseitenkennungen aller Organe und Unterorgane.
6. Bei einer nicht als ordnungswidrig eingestuften Akte folgt nun die vollständige Aktennummer der zu referenzierenden Akte wie in der Aktenüberschrift angegeben mit einem vorangestellten #. Bei Einer als ordnungswidrig eingestuften Akte folgt hingegen zunächst ein *, dann die Aktennummer, ein Bindestrich (-) und abschließend eine ein- oder mehrstellige Nummer. Diese ist in der Regel 1, es sei denn, es existieren auf einer Vorgangsseite mehrere als ordnungswidrig eingestufte Akten mit selber Aktennummer. In diesem Fall wird diese letzte Nummer in der Reihenfolge der Anlage der Akten, und, falls diese nicht eindeutig ist, in der Reihenfolge, in der sie auf der Vorgangsseite vorkommen, fortlaufend vergeben, beginnend bei 1.

Vorgänge können eindeutig referenziert werden, indem an die eindeutige Aktenreferenzierung folgende Elemente (von links nach rechts) angehängt werden:

1. Ein Doppelpunkt (:) als Trennzeichen.
2. Die vollständige Vorgangsnummer des Vorgangs, in der jedoch sämtliche Doppelpunkte (falls vorhanden) durch Bindestriche (-) ersetzt wurden.
3. Ein weiterer Doppelpunkt (:) als Trennzeichen.
4. Eine ein- oder mehrstellige Nummer. Diese ist in der Regel 1. Sollten jedoch in einer Akte mehrere Vorgänge mit gleicher Vorgangsnummer vorhanden sein (unabhängig davon, ob diese vom zuständigen Organ als unzulässig behandelt wurden oder nicht), so wird die Nummer in der Reihenfolge, in der Die Vorgänge in der Akte vorkommen, fortlaufend vergeben, beginnend bei 1.

Zwar werden, denke ich, keine Zweifel daran bestehen, dass diese Regelungen ebenso einfach wie leicht zu merken sind; dennoch möchte ich zwei Beispiele liefern:

• Die in Vorgang 01-i als Beispiel dargestellte Verfügung kann gemäß RegIstrATuR eindeutig als ~2:0C#C01:Rummstata-1:1 referenziert werden.
• Dieser Antrag selbst kann ebenso eindeutig als ~4:0B#01:1-4:1 referenziert werden.

Abstimmung

Vorgangsnummer: 01-v

Abstimmungsgegenstand: Inkraftsetzung der RegIstrATuR gemäß Antrag 1-4

Ausführendes Organ: Zentrale Aktenaufsicht

Dieser Vorschlag lässt keine Wünsche offen. --Kamelokronf 11:03, 20. Okt. 2011 (NNZ)