Projekt:Bürokratenspiel/10. Runde/Zentrale Aktenaufsicht/Beratungen
01 – Festsetzung von Normen (ALEA, Zustände, SeRgUd)
Vorgangsnummer: 01-i
Adressat: Zentrale Aktenaufsicht
Antragsgegenstand: Sehr geehrte Kollegen,
Um unserer Aufgabe nach § 4.4 (b) nachzukommen, beantrage ich die Festlegung beigefügter Normen zum Umgang mit Akten.
Begründung: Die Leitsätze halte ich für sehr grundlegend und dringend erforderlich, da das Thema Akten in den Spielregeln äußerst ungenügend behandelt wird.
Die Aktenzustände halte ich für ein essentielles Kriterium, auf das auch unsere künftige Geschäftsordnung aufbauen kann (bspw. hinsichtlich der Frage, welche Akten archiviert werden können).
Die SeRgUd halte ich für ein geeignetes Schema für globale Aktennummern, denke aber, dass eine zwingende Vorschrift hier nicht nötig ist.
Unterschrift, Datum: Kamelokronf 23:51, 11. Okt. 2011 (NNZ)
Anlage
Allgemeine Leitsätze zur Erstellung von Akten
- Leitsatz 1: Jede Seite, die für Vorgänge vorgesehen ist, soll in Akten gegliedert sein.
- Leitsatz 2: Akten bestehen aus Überschriften zweiter Ordnung und den darunter befindlichen Vorgängen.
- Leitsatz 3: Eine Akte wird mit der Erstellung ihres ersten Vorgangs eingerichtet.
- Leitsatz 4: Jede Akte muss eine innerhalb der Vorgangsseite eindeutige Aktennummer tragen, die in ihrer Überschrift eingetragen wird.
- Leitsatz 5: Grundsätzlich sollen für getrennte Angelegenheiten getrennte Akten angelegt werden. Genaueres können zuständige Organe in ihrer Geschäftsordnung festlegen.
Zustand einer Akte
Jede Akte befindet sich in genau einem der folgenden Zustände.
- aktiv – Es befindet sich mindestens ein nicht abschließend bearbeiteter Vorgang vom Typ Antrag, Anfrage, Anfechtung oder Beschwerde, oder ein unbearbeiteter Vorgang anderen Typs, aus dem klar die Erwartung eines Antwortvorgangs hervorgeht, in der Akte. Ausgenommen sind Vorgänge, die an im Spiel nicht existente Adressaten gerichtet sind oder die der Adressat aufgrund gültiger Regelungen nicht bearbeiten kann.
- inaktiv – Die Akte ist nicht aktiv, ihr können aber weitere Vorgänge hinzugefügt werden.
- geschlossen – Der Akte können aufgrund gültiger Bestimmungen keine weiteren Vorgänge hinzugefügt werden.
- ordnungswidrig – Die Akte, insbesondere ihre Überschrift (jedoch nicht zwangsläufig einer ihrer Vorgänge), ist formfehlerhaft.
Dabei wird eine ordnungswidrige Akte zwangsläufig als solche kategorisiert, unabhängig von anderen Kriterien.
Aktive und inaktive Akten dürfen auch zusammenfassend als offen bezeichnet werden.
Aktenreferenzierung
Für die Referenzierung von Akten und ihren Vorgängen auf anderen Spielseiten wird das SeRgUd empfohlen.
- System zur eindeutigen Referenzierung und globalen Unterscheidung der Akten (SeRgUd)
- Das erste Zeichen ist eine Raute (#) als Kennzeichen für das SeRgUd.
- Die folgenden zwei Ziffern stehen für das Organ, welches die Vorgangsseite verwaltet. Handelt es sich um ein in den Spielregeln festgeschriebenes Organ, so entspricht die erste Ziffer der entsprechenden Unterparagraphennummer von § 4, die zweite Ziffer ist die 0. Handelt es sich um ein Unterorgan, so wird die erste Ziffer des Überorgans verwendet, das in den Spielregeln festgeschrieben ist. Die zweite Ziffer wird an die Unterorgane dieses Organs (und deren Unterorgane etc.) unabhängig von der genauen Verschachtelungsstruktur in der Reihenfolge ihrer rechtskräftigen Gründung vergeben, beginnend bei 1.
Handelt es sich um eine allgemeine, nicht organgebundene Vorgangsseite, so werden die beiden Ziffern 00 verwendet.
- Die nächste Stelle steht für die Vorgangsseite. Dafür wird der Anfangsbuchstabe des Seitentitels benutzt. (Als Seitentitel gilt dabei der am weitesten rechts stehende, durch Schrägstrich abgetrennte Teil der Seitennamens.) Ist dieser uneindeutig, so wird der erste nicht anderweitig belegte Buchstabe des Seitentitels benutzt.
Alternativ kann das verwaltende Organ in seiner Geschäftsordnung Kennbuchstaben für seine Vorgangsseiten vergeben.
- Als Trennzeichen folgt nun ein Doppelpunkt (:).
- Als nächstes folgt die vollständige Aktennummer, wie sie in der Aktenüberschrift zu finden ist.
- Um einzelne Vorgänge zu referenzieren, kann nun nach einem Bindestrich (-) die vollständige Vorgangsnummer angehängt werden. Sofern die Aktennummer in der Vorgangsnummer enthalten (aber nicht mit dieser identisch) ist, muss sie nicht noch einmal aufgeführt werden.